Последний, но не менее важный элемент окна программы Excel — строка состояния. Она расположена в нижней части окна непосредственно над панелью задач Windows. Вообще, строка состояния не принадлежит программе Excel, хотя во время работы профаммы она постоянно находится на экране. В левой ее части представлена информация о текущем состоянии активного

приложения.

Как правило, в ней расположен индикатор Готово (Ready), сообщающий о том, готова ли программа Excel принять данные в активную ячейку или выполнить команды. Кроме того, здесь же вы увидите индикатор Правка (Edit), который указывает на то, что активная ячейка находится в режиме редактирования. В правой части строки состояния размещены индикаторы режимов, сообщающие о включении режимов Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock (именно о включении, поскольку повторное нажатие одноименных клавиш их отключает).

Здесь же расположены индикаторы трех других режимов профаммы Excel. Все они перечислены в табл. 1.1. Независимо от размера экрана компьютера, рабочая таблица не занимает все его пространство полностью. Можно создать несколько таблиц, содержащих небольшие наборы данных, — таким образом, содержимое рабочего листа полностью поместится на экране. Но, вероятнее всего, оптимальные, с точки зрения набора данных, рабочие листы не смогут полностью поместиться на экране и будут выходить за его пределы либо по длине, либо по ширине. Поскольку многие таблицы Excel достаточно велики по размеру и выходят за рамки экрана, для перемещения указателя ячеек в выбранную область воспользуйтесь прокруткой. Далее мы ознакомимся с быстрыми и удобными комбинациями клавиш, которые используются для перемещения указателя ячейки по листу. В Excel 2003 навигация по рабочему листу осуществляется несколькими способами. ? С клавиатуры, с помощью клавиш управления курсором, в том числе и в комбинации с управляющими клавишами. ? С помощью мыши (при этом следует переместить бегунки полос прокрутки и щелкнуть мышью на выбранной ячейке). ? С помощью диалогового окна Переход (Go To) (чтобы его открыть, используйте (Ctrl+G), (F5) или команду Правка Перейти (Edit=)Go To)). ? Прибегая к голосовым командам — в этом случае задействуется система распознавания речи (см. раздел "Голосовые команды" далее в этой главе). Excel предлагает немало способов перемещения указателя ячейки с помощью клавиатуры. Наиболее очевидным является использование клавиш со стрелками для перемещения в соответствующем направлении. Сочетания клавиш, перечисленные в табл. 1.2, при перемещении к ячейке в требуемом направлении также выполняют пролистывание рабочего листа, если это необходимо. Например, указатель находится на ячейке в крайнем правом столбце экрана. При нажатии клавиш (ТаЬ) или (-?) Excel пролистает таблицу на одну строку вправо и поместит указатель на следующую ячейку. Если вы находитесь в столбце, отдаленном от начала таблицы, нажмите клавишу (Ноте) — указатель переместится на ячейку в той же строке и в столбце А, при этом на экране появятся столбцы листа, начиная с А. Среди комбинаций клавиш, используемых для навигации по рабочему листу наиболее полезными оказываются сочетания с использованием (Ctrl) или (End). Такие комбинации клавиш осуществляют переход по большим блокам ячеек, что необходимо при работе с большими сложными таблицами. При использовании (Ctrl) в комбинации с клавишами управления курсором следует, удерживая нажатой клавишу (Ctrl), нажать вторую клавишу. При работе с (End) нажатие необходимо выполнять последовательно. Если вы нажмете клавишу (End), в Excel будет включен режим END, о чем свидетельствует индикатор в строке состояния, обозначающий, что программа готова к нажатию клавиш управления курсором (для отключения этого режима нажмите (End) повторно). Поскольку при использовании (Ctrl) нажатие клавиш выполняется одновременно, этот способ оказывается немного быстрее. Используя мышь для перемещении по рабочему листу, сначала с помощью полос прокрутки пролистайте лист так, чтобы нужная ячейка оказалась в видимой области экрана, а затем щелкните на ней мышью. Для построчного пролистывания щелкайте на кнопках со стрелками "вверх" или "вниз" в вертикальной полосе прокрутки. Пролистывание по столбцам осуществляется посредством щелчка на кнопках "влево" и "вправо" в горизонтальной полосе прокрутки. Чтобы пролистать лист на один экран, щелкните на полосе прокрутки между ползунком и стрелкой необходимого направления пролистывания, используя вертикальную полосу прокрутки для движения вверх-вниз и горизонтальную для перемещения влево-вправо. Ускорить прокрутку можно, перетащив ползунок. Размер ползунков зависит от размера активной области рабочего листа, которая определяется положением последней ячейки, находящейся на пересечении последнего заполненного столбца и последней строки, содержащей данные. (Обратите внимание, что эта ячейка может оказаться пустой. ) Поскольку активная область рабочего листа определяет размер ползунков на обеих полосах прокрутки, также неявно определяется и количество строк или столбцов, пролистываемых при перетаскивании ползунка. Чем больше активная область, тем меньше размер ползунка и тем быстрее происходит перемещение по листу. Диалоговое окно Переход предлагает наиболее простой способ перехода к удаленной ячейке или диапазону. Отобразить это окно, представленное на рис. 1.9, можно следующим образом: нажав (Ctrl+G), нажав (F5) или выполнив команду Правка Перейти (Edit=)Go To). Чтобы переместить указатель на определенную ячейку таблицы, введите ее адрес в поле Ссылка (Reference) и щелкните на кнопке ОК или нажмите (Enter). Обратите внимание, что букву в адресе ячейки можно указывать как прописную, так и строчную. Excel запоминает адреса ячеек, к которым производится переход из этого диалогового окна. Они перечислены в области Перейти к (Go To), адрес последней ячейки помещается в начало списка. Таким образом, можно повторно быстро перейти к необходимой ячейке, последовательно нажав (F5) и (Enter). Чтобы перейти к ячейке, адрес которой находится в списке Перейти к, дважды щелкните на нем, а затем — на кнопке ОК. Каждая новая книга Excel содержит три пустых рабочих листа, используемых для построения таблиц. Наличие нескольких таблиц позволяет разделить сложные таблицы на отдельные части (аналогично тому, как сложные отчеты делят на разделы). Если необходимо, в книгу можно добавить рабочие листы для ввода дополнительных данных (подробнее см. главу 4 книги 2). Для навигации по рабочим листам книги используйте ярлычки листов, расположенные в нижней части окна рабочей книги. В рабочей области программы Excel находятся данные активного рабочего листа книги. Слева от ярлычков листов расположены элементы управления прокрутки (рис. 1.10), которые позволяют пролистывать ярлычки (необходимость в них появляется в том случае, если в рабочей книге достаточно много листов). Чтобы перемещаться по листам рабочей книги, помните о следующих способах. ? Щелкните на ярлычке необходимого листа, расположенном в нижней части окна документа. Если этот ярлычок отсутствует на экране, щелкайте на кнопке Следующий ярлычок (Next tab) до тех пор, пока нужный не появится в окне. Чтобы вернуться к предыдущим ярлычкам, используйте кнопку Предыдущий ярлычок (Previous tab). ? Перемещаясь от листа к листу с помощью клавиатуры, используйте комбинации (Ctrt+Page Up) для движения влево по ярлычкам и (Ctrl+Page Down) для движения вправо. Чтобы переместиться к ярлычку последнего листа рабочей книги, используйте кнопку Последний ярлычок (Last tab), а для переходя к ярлычку первого листа — Первый ярлычок (First tab). Работа с меню Несмотря на то, что раскрывающиеся меню программы Excel рассчитаны, в основном, на работу с мышью, при желании можно вызывать команды, пользуясь клавиатурой. ?' Чтобы открыть меню с помощью мыши, щелкните на его названии. Вы сможете отобразить все элементы меню, если щелкнете на кнопке Развернуть (Continuation) в нижней части меню (это кнопка с двумя направленными вниз стрелками). Для выбора элемента меню просто щелкните на нем. Чтобы открыть каскадное подменю (обозначенное стрелкой "вправо"), наведите указатель мыши на элемент меню и, когда появится подменю, щелкните на необходимой команде. Вы имеете возможность выбрать элемент меню с помощью клавиатуры: удерживая нажатой клавишу (Alt), нажмите "горячую" клавишу, связанную с меню (в названии команды этот символ подчеркнут) — например, чтобы открыть меню Правка (Edit), используйте (АИ+П). Можно также нажать (F10), чтобы активизировать строку меню, а затем с помощью клавиш (-? и (-? выбрать необходимое меню и для его открытия нажать (•!•). Чтобы отобразить полное меню, нажимайте (i), пока не доберетесь до кнопки Развернуть, или просто подождите несколько секунд. Чтобы выбрать элемент меню, переместитесь к нему с помощью клавиши (i) и нажмите (Enter). Для открытия подменю переместитесь к элементу, с которым оно связано, и нажмите (?. Чтобы выбрать элемент из подменю, переместитесь к нему с помощью клавиши (i) и нажмите (Enter). Если вы один из немногих пользователей Lotus 1-2-3, решивших, наконец-то, перейти к работе в Excel, то, вероятно, обрадуетесь, что активизировать строку меню можно не только с помощью (F10), но и пользуясь знакомой вам клавишей (/). Когда меню открыто, выбрать его элемент можно, щелкнув на нем мышью и нажав "горячую" клавишу. Вы также можете перейти к нему, воспользовавшись клавишей (i) и нажав (Enter). Некоторым командам меню назначены комбинации клавиш (они указаны справа от команды в самом меню). Если хотите, используйте данные комбинации, не открывая меню. Например, чтобы сохранить документ Excel, можно выбрать команду Файл=)Сохранить (File=)Save), а можно нажать (Shift+F12) или (Ctrl+S). При работе с раскрывающимися меню Excel вы вскоре обнаружите, что многие из них выводят на экран диалоговые окна с различными параметрами, которые предстоит выбрать. Подобные команды в меню выделены специальным способом — за их названием следует многоточие (... ). Элементы управления в диалоговых окнах Excel (кнопки, окна и пр.) ничем не отличаются от элементов, используемых в других приложениях Windows (в особенности в Office 2003). Сложные диалоговые окна, например Формат ячейки (Format Cells) и Параметры (Options), предлагают такое количество опций, что они не умещаются в одном окне. Поэтому подобные диалоговые окна содержат вкладки, по щелчку на которых отображаются новые опции. Активизировать и (или) выбрать опции в диалоговых окнах Excel можно, щелкнув на них либо воспользовавшись клавишей (ТаЬ). Если опции или отдельные вкладки имеют "горячие" клавиши, выделенные подчеркиванием, используйте их в комбинации с клавишей (Alt). (Обратите внимание, что работать исключительно с "горячими" клавишами не всегда удается — многие диалоговые окна принимают или отвечают на ввод текста. ) Если элемент меню не доступен, его название затенено (имеет светло-серый цвет). Это означает, что в настоящий момент использовать данный элемент не удастся, возможно, по. причине того, что условия, при которых он может выполнить необходимые действия, еще не наступили. Например, элемент Вставить (Paste) из меню Правка (Edit) не доступен до тех пор, пока буфер обмена Windows пуст. Как только в буфер обмена помещаются данные (с помощью команд Вырезать (Cut) или Копировать (Сору) того же меню Правка), команда Вставить становится доступной. Excel становится все более сложным приложением, и размеры его меню растут, достигая нижней границы экрана. Чтобы уменьшить размеры выводимых на экран меню, Excel 2003 использует систему, отображающую только отдельные их команды. Если на экране — неполное меню, в его нижней части находится кнопка Развернуть (с двумя направленными вниз стрелками). Чтобы отобразить все элементы меню, либо подождите несколько секунд, либо щелкните на кнопке Развернуть. Если на экране меню полностью развернуть, то все открываемые подменю будут выведены полностью. Если вы предпочитаете, чтобы на экране всегда отображались полные меню (удобно для новичков, которые знакомятся с возможностями программы), необходимо изменить параметры вывода меню на экран. При работе с сокращенными меню примите во внимание тот факт, что отображаемые элементы могут меняться. Поскольку программа Excel отслеживает наиболее часто используемые команды, именно их она и помещает в сокращенные варианты меню. Это означает, что редко используемая команда меню будет скрыта, и для ее применения меню понадобится развернуть. Такая особенность усложняет поиск редко используемых команд в сокращенных меню. Чтобы изменить параметры вывода меню на экран с целью отображения полного меню, выполните следующие действия. 1. Щелкните правой кнопкой мыши на строке меню (или панелях инструментов Стандартная и Форматирование). Появится контекстное меню. 2. Выберите команду Настройка (Customize) в его нижней части. Откроется диалоговое окно Настройка (Customize) с выбранной вкладкой Параметры (Options). Появится диалоговое окно Настройка, в котором выбрана вкладка Параметры (Options). 3. Установите флажок Всегда показывать полные меню (Always show full menus). При этом автоматически будет снят флажок Показывать полные меню после короткой задержки (Show full menus after short delay). 4. Щелкните на кнопке Закрыть (Close) в диалоговом окне Настройка. Помимо раскрывающихся меню, доступ к которым осуществляется из строки меню Excel, это приложение предлагает и широкий выбор специальных меню — контекстных. Контекстные меню связаны с отдельными объектами окна программы: панелями инструментов, ячейками рабочих листов, заголовками строк и столбцов, ярлычками рабочих листов. Чтобы открыть контекстное меню объекта, щелкните на объекте правой кнопкой мыши. Контекстное меню содержит только те элементы, которые относятся к данному объекту. Например, в контекстном меню панели инструментов находятся только элементы, управляющие отображением панелей инструментов и их настройкой. Контекстное меню ярлычков листов содержит лишь команды управления рабочими листами — добавления, удаления, копирования и перемещения листов, а также их переименования. На рис. 1.11 приведено контекстное меню ячейки рабочего листа. Чтобы его отобразить, щелкните на ячейке правой кнопкой мыши или нажмите (Shift+F10). Обратите внимание, что многие элементы контекстного меню имеют "горячие" клавиши. Контекстные меню очень удобны при работе с гиперссылками, а также встроенными в листы графическими объектами и примечаниями, поскольку обеспечивают прямой доступ к командам меню, необходимым для редактирования этих специфических объектов. Подробнее об использовании ссылок см. главу 2 книги 8, а о работе с диаграммами и графикой — главы 1 и 2 книги 5.

Рейтинг пользователей: / 2
ХудшийЛучший