Создание рабочих листов обычно распределено во времени. В некоторые листы приходится постоянно вносить изменения, в том числе и радикальные. Независимо от важности и частоты работы с данными книги, рано или поздно рабочие таблицы, созданные в Excel, придется редактировать. В этой главе рассказывается о том, как вносить простые правки, изменяя содержимое ячейки, и выполнять глобальные изменения таблиц. Вы узнаете, как работать с инструментами Отменить (Undo) и Восстановить (Redo), изменять масштаб, перемещать и копировать данные, удалять и добавлять ячейки и строки, выполнять поиск и замену данных, а также использовать средства проверки правописания. Прежде, чем приступить к изучению методов редактирования таблиц, необходимо знать, как их открыть. Именно этому вопросу посвящен первый раздел данной главы. Простейший способ открыть рабочую книгу такой: найдите папку, в которой она расположена и дважды щелкните на пиктограмме файла рабочей книги.

Если в этот момент программа Excel не загружена, Windows автоматически запустит Excel и откроет выбранный файл. Помните, что для поиска файла можно использовать ярлыки Мой компьютер (My computer) и Мои документы (My documents) на рабочем столе (по умолчанию Excel сохраняет файлы рабочих книг в папке Мои документы). Если требуется открыть файл рабочей книги, когда программа уже запущена, используйте команду Файл=>Создать (FileONew) или Файл=>Юткрыть (FileOOpen). Если вы не помните, где именно хранится необходимая книга (это случается чаще, чем кажется на первый взгляд), выполните команду Файл=>Найти (File=>Search) и выберите для поиска файла область задач (Search).

Excel автоматически отслеживает четыре последние рабочие книги, над которыми шла работа. Если необходимая рабочая книга входит в эту великолепную четверку, ссылка на нее находится в разделе Открыть (Open) области задач Приступая к работе (Getting started). Помните, что эта область задач открывается автоматически при запуске Excel; если вы не видите ее на экране, воспользуйтесь командой Вид=>Область задач (ViewOTask pane) или нажмите (Ctrl+F1 ). Вы сможете открыть рабочую книгу, находящуюся в указанном выше списке, щелкнув на ее имени в нижней части меню Файл (File) или на ссылке с ее именем в области задач Приступая к работе. Если требуемая книга в этом списке отсутствует, но она хранится в папке Мои документы, щелкните на ссылке Дополнительно (More) в разделе Открыть области задач Приступая к работе. На экране появится диалоговое окно Открытие документа (рис.

3.1), как и при использовании команды Файл=>Открыть. Найдите в этом окне требуемую книгу и дважды щелкните на ее пиктограмме либо выделите ее пиктофамму щелчком мыши и щелкните на кнопке Открыть (Open). Если область задач Приступая к работе на экране отсутствует, и известно, что требуемый для работы файл давно не открывался, отобразите диалоговое окно Открытие документа с помощью команды меню Файл=>Открыть (File=>Open) либо комбинаций клавиш (Ctrl+O) или (Ctrl+F12). Если файл искомой рабочей книги расположен не в папке Мои документы, выберите соответствующую папку из раскрывающегося списка Папка (Look in) либо используйте кнопки папок Журнал (History), Мои документы, Рабочий стол (Desktop), Избранное (Favorities), Мое сетевое окружение (My network places) в левой части диалогового окна Открытие документа. Чтобы работать с копией файла, а не оригиналом, щелкните на кнопке со стрелкой "вниз" справа от кнопки Открыть и выберите из меню команду Открыть как копию (Open as copy). Excel откроет копию файла, поместив Копия (1) (Сору (1) of) в строке заголовка перед именем файла. Чтобы переименовать открытый таким образом файл, используйте команду Файл=>Сохранить как (FileOSave As) и укажите новое имя файла в поле Имя файла (File name). Вы сможете открыть за один прием несколько файлов рабочих книг, хранящихся в одной папке, если выделите их щелчком мыши на пиктограммах, удерживая нажатой клавишу (Ctrl), а затем щелкнете на кнопке Открыть. Excel откроет все выбранные рабочие книги (подробнее о работе с несколькими книгами см. главу 4 книги 2). В окне Открытие документа выполняется автоматическая фильтрация файлов активной папки, поэтому на экране появляются только файлы рабочих книг. Таким образом, может случиться, что папка, содержащая файлы в диалоговом окне Открытие документа, окажется пустой (на самом деле в ней просто нет файлов рабочих книг или шаблонов рабочих книг). Чтобы просмотреть все файлы, хранящиеся в папке, не обязательно созданные в Excel, из списка Тип файлов (File of type) выберите команду Все файлы (*.*) (All files). В большинстве случаев просматривать в диалоговом окне Открытие документа только те файлы, которые созданы Excel, достаточно удобно (иногда может потребоваться обратиться к файлам Web-страниц, содержащим данные рабочих таблиц — подробнее см. главу 1 книги 8). При просмотре файлов вы вправе изменить информацию о них, чтобы упростить поиск необходимого файла. Обычно в диалоговом окне Excel содержатся только пиктограммы и имена файлов. Чтобы отобразить более подробную информацию (размер файла, тип, дату последнего изменения) щелкните на кнопке Представления (View) диалогового окна Открытие документа и выберите из меню элемент Таблица (Details). На рис. 3.2 приведен пример диалогового окна Открытие документа в представлении Таблица. Информация расположена в четырех столбцах: Имя (Name), Размер (Size), Тип (Туре), Изменен (Date modified). По умолчанию список файлов отсортирован по алфавиту в порядке возрастания. Порядок сортировки файлов можно изменить, щелкнув на кнопке Имя. Рядом с названием на кнопке располагается треугольник— это индикатор порядка сортировки. Если треугольник направлен вверх, файлы отсортированы по возрастанию, если вниз — по убыванию. Щелчок на кнопке Имя изменяет порядок сортировки на противоположный. Аналогично можно выполнить сортировку файлов по размеру, щелкнув на кнопке Размер. Если в диалоговом окне Свойства папки (Folder Options) снят флажок Всегда отображать расширение (Hide extentions for known file types), в режиме таблицы расширение файла (.xls для рабочей книги и. xlt для шаблона) не отображается. Определить принадлежность файлов программе Excel в этом случае можно только по пиктограмме — на ней находится схема таблицы и буквы XL. Пиктограмма шаблона рабочей книги несколько отличается: на ней символы XL размещаются на стопке таблиц. Поскольку эти пиктограммы похожи (особенно при работе на небольших мониторах), может понадобиться вывести на экран расширения. Для этого откройте окно Мой компьютер или Мои документы, выберите в нем команду Сервис=>Свойства папки (Tools=> Folder options) и на вкладке Вид (View) диалогового окна Свойства папки установите флажок Всегда отображать расширение, после чего щелкните на кнопке ОК. Чтобы получить более подробную информацию о файле в диалоговом окне Открытие документа, используйте представление Свойства (Properties). Если выбрать команду Представление(=)Свойства (ViewOProperties) в диалоговом окне Открытие документа, это окно будет разделено на две части. В левой части окна будет представлен список файлов, а в правой — свойства (информация об авторе, дате создания и сохранения, размере и т. д.) выбранного из списка файла. При выборе команды Представление=>Просмотр (ViewOProperties) в диалоговом окне Открытие документа, в левой части окна располагается список файлов, а в правой — несколько первых строк и столбцов первого рабочего листа документа, выбранного из списка. Обратите внимание, что не все файлы, созданные в Excel, можно просмотреть в таком режиме (чаще всего это касается файлов, созданных в более ранних версиях Excel). Однако профамма Excel 2003 создаст рисунок для предварительного просмотра, если в диалоговом окне Свойства (Properties), вызываемом командой ФайлОСвойства (FileOProperties), на вкладке Документ (Summary) установить флажок Создать рисунок для предварительного просмотра (Save preview picture). Рисунок для предварительного просмотра может пригодиться для идентификации файла в диалоговом окне Открытие документа, поскольку содержит данные первого листа книги. изменение [гежима oifiKftuifiusi книги В большинстве случаев выбранный в диалоговом окне файл (или файлы) открывают щелчком на кнопке Открыть. Но, как было указано выше, с этой кнопкой связано раскрывающееся меню. Помимо стандартной команды открытия документа, можно использовать следующие. ? Открыть для чтения (Open read only). Используется для открытия файла рабочей книги в режиме только для чтения. Сохранить исправления в такой книге с помощью команды Сохранить (Save) невозможно. При необходимости внесенные изменения сохраняют в файле с другим именем, используя команду Файл=>Сохранить как. ? Открыть как копию (Open as copy). Открывает копию исходного файла, не позволяя сохранять внесенные изменения с помощью команды Сохранить. Excel откроет копию файла, поместив Копия (1) в строке заголовка перед тем именем файла, которое можно изменить с помощью команды Файл=>Сохранить как. ? Открыть в обозревателе (Open in browser). Открывает файл в установленном по умолчанию Web-браузере (в большинстве случаев Internet Explorer), а не в Excel. Эта опция доступна, только если выбранный файл представляет собой Web-страницу в формате HTML или XML (подробнее о сохранении и открытии Web-страниц см. главу 1 книги 8). ? Открыть и восстановить (Open and repair). Используйте эту опцию, чтобы попытаться восстановить поврежденный файл перед его открытием. При выборе этой опции появится окно с предупреждением. В нем будет предложено либо Восстановить (Repair) файл, либо сохранить его в новой рабочей книге (Извлечь данные (Extract data)). Используйте опцию Открыть и восстановить только в том случае, если файл рабочей книги не удалось открыть в Excel обычным образом. При выборе опции Извлечь данные появится еще одно окно с предупреждением, в котором будет предложено конвертировать формулы поврежденного файла в данные либо восстановить их. Щелкните на кнопке Восстановить формулы (Recover formulas), чтобы программа восстановила максимально возможное количество формул. Excel отобразит еще одно окно с информацией о том, насколько успешной была попытка восстановления формул. Иногда, хотим мы того или нет (чаще не хотим), никак не удается обнаружить рабочую книгу, которую срочно необходимо распечатать или отредактировать. В этом случае следует обратиться к системе поиска Excel (конечно, при условии, что вы помните хоть что-нибудь об этой книге, не обязательно имя файла). Для поиска файла откройте область задач Обычный поиск (Basic search), выбрав команду меню ФайлОНайти (FileOSearch). Если уже открыта одна из областей задач, щелкните на стрелке "вниз" справа от ее названия и в появившемся меню выберите команду Поиск (Search). На рис. 3.3 представлена область задач Обычный поиск файлов. Чтобы воспользоваться ею, необходимо указать следующее. * Искать текст (Search text). В этом текстовом поле введите содержащиеся в файле ключевые слова. При необходимости воспользуйтесь символами подстановки (*) и (?): ? заменяет один символ, а * — несколько символов. ? Область поиска (Search in). В этом раскрывающемся списке выберите область поиска. По умолчанию Excel выполняет поиск по всему компьютеру (включая папки Рабочий стол и Мои документы, папки жесткого диска и все совместно используемые папки). Чтобы ограничить поиск жестким диском, в раскрывающемся списке щелкните на кнопке с символом + рядом с опцией Мой компьютер и снимите флажки всех областей, за исключением диска С (т. е. тех областей, в которых не следует выполнять поиск). Чтобы ограничить поиск отдельными папками жесткого диска, щелкните на кнопке с символом + слева от имени диска и снимите флажки со всех папок этого диска, поиск в которых выполнять не следует. * Тип файлов результатов (Results shoud be). Из этого раскрывающегося списка выберите тип искомых файлов. Чтобы ограничить поиск только файлами Excel, снимите флажок Файлы Office (Office files) и установите Файлы Excel (Excel files). В ходе выполнения обычного поиска Excel будет искать файлы, содержащие заданный текст. Например, если в поле Искать текст ввести слово инвест, Excel найдет все файлы, в которых находятся слова инвестиция, инвестор, инвестировать и т. д. Программа выполняет поиск ключевых слов во всех ячейках всех рабочих листов всех книг, а также во всех полях вкладки Документ диалогового окна Свойства (рис. 3.4) каждой книги. При работе с большим количеством книг, особенно тех, которые создавались по одному шаблону, их легче будет идентифицировать, если заполнить поля вкладки Документ диалогового окна Свойства каждой книги (чтобы открыть это диалоговое окно, используйте команду Файл=)Свойства). Поскольку при поиске Excel проверяет все поля вкладки Документ, вы вправе задать как общие, так и индивидуальные свойства рабочей книги, поэтому впоследствии эту книгу несложно будет обнаружить.

Рейтинг пользователей: / 1
ХудшийЛучший